Over het algemeen ontstaat de behoefte aan een Enterprise Data Warehouse (EDW) geleidelijk. Iemand in de organisatie heeft behoefte aan bepaalde statistieken die hem kunnen helpen bij het nemen van beslissingen. In het begin wordt deze vraag op een ad hoc wijze opgepakt, eventueel wordt er een business intelligence tool voor gebruikt. Na verloop van tijd komt men erachter dat er regelmatig her en der in de organisatie soortgelijke acties lopen en dat dit allemaal wel erg veel tijd kost. Trouwens: hoe komt het dat Pietje andere statistieken heeft als Jantje over het zelfde onderwerp? Het is tijd voor een meer centrale aanpak: een EDW project.

De start van het EDW project zou altijd moeten worden ingeluid met fase van bezinning en analyse. Hier dient men ondermeer de volgende vragen te beantwoorden:

Vraag: Wie heeft er belang bij een EDW?

Het gaat er hierbij om te bepalen welke mensen mogelijk eindgebruiker zullen worden van het EDW. Mogelijk hebben zij stokpaardjes of tegenstrijdige belangen.  Dit moet in een vroeg stadium helder zijn zodat hierop geanticipeerd kan worden.

Vraag: Wat verwachten deze mensen van een EDW?

Van belang is hier te bepalen of de verwachtingen van de potentiële eindgebruikers wel realistisch zijn. Men dient te beseffen dat de informatie die men aan het EDW wil onttrekken ergens vandaan moet komen en een zeker kwaliteitsniveau moet hebben. Hier geldt het principe Garbage in is garbage out. Ook moet men beseffen dat al het gewenste mogelijk niet in één keer, maar stapsgewijs gerealiseerd kan worden. Verwachtingsmanagement is hier het toverwoord. Dit voorkomt teleurstellingen achteraf.

 

Vraag: Staat de directie achter het project?

Een EDW raakt de gehele organisatie. De data die in het EDW wordt ingelezen wordt in de bronsysteen ingevoerd door vele mensen op allerlei afdelingen en niveaus. Verschillende mensen zijn eigenaar of beheerder van de data. Iedereen heeft binnen de organisatie zo zijn eigen doelstellingen. Deze komen niet noodzakelijkerwijs overeen met de doelstellingen van het EDW project. Weerstand kan dan het gevolg zijn. Soms is het dan nodig dat er “van bovenaf” mensen in een bepaalde richting te sturen.

 

Vraag: Is er voldoende draagvlak in de organisatie?

Zoals hierboven genoemd, raakt een EDW project een heleboel mensen binnen de organisatie. Deze mensen dragen allemaal in meer of mindere mate bij aan het succesvol zijn van het EDW. Het is essentieel dat er door de organisatie heen voldoende draagvlak gecreëerd wordt. Dit komt normaal gesproken niet vanzelf. Als een EDW alleen maar meer werk betekent voor een medewerker (bijvoorbeeld door dat er strengere eisen gesteld worden aan de wijze waarop deze persoon zijn gegevens invoert in een bronsysteem), dan zal deze er niet snel voor warm lopen. Het is dus zaak om mensen vroegtijdig te betrekken bij het project (al is het maar door regelmatige informatieverstrekking)  en ze, waar mogelijk, in ruil ook iets terug te geven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van nuttige rapportages die gebaseerd zijn op de geïntegreerde data in het EDW.

 

Vraag: Is er voldoende geld en mankracht beschikbaar voor het EDW project?

Deze praktische vraag ligt in het verlengde van het voorgaande. Iets willen is een ding maar er daadwerkelijk resources voor vrijmaken is iets anders. De kosten zijn in het begin van het project het hoogst maar zullen in principe niet stoppen zolang het EDW in gebruik is. Een EDW project blijft gedurende de levenscyclus van het data warehouse de nodige menskracht, geld en aandacht vergen. Idealiter is er minstens een persoon die binnen de organisatie de verantwoordelijkheid draagt voor het “in leven houden” van het EDW. Dit is geen taakje dat je “er even naast” doet. Om het EDW levend te houden moet er naast de nodige technische en functionele beheerhandelingen ook het draagvlak voor het data warehouse op zijn minst gehandhaafd blijven.

Hopelijk valt u op dat in deze vragen techniek geen enkele rol speelt. Datawarehousing is in de eerste plaats mensenwerk en raakt de gehele organisatie.  Het is daarmee grotendeels een politiek spel. Als dit spel niet goed gespeeld wordt, is het datawarehouse gedoemd te mislukken. Technologie is slechts het middel waarmee het datawarehouse gerealiseerd wordt en komt  pas een veel later aan bod.

Maar daarover meer in een volgende post…..