In deze post ga ik dieper in op het produceren van managementinformatie in een business intelligence (BI) omgeving, er vanuit gaand dat we alle benodigde broninformatie reeds bij elkaar hebben gezocht. Deze eerste stap heb ik reeds eerder beschreven.

Als ik het heb over managementinformatie dan denk ik aan beknopte overzichten met gemiddelden en kengetallen op dashboards en dergelijke. Kortom informatie waarop een organisatie gestuurd kan worden. In data warehouse land wordt in dit verband vaak gesproken over de “single version of the truth”. Vaak wordt dit uitgelegd als: Organisatiebreed moet er consensus zijn over de definitie van alle begrippen (kengetallen, categorieën, ..) binnen de managementinformatie. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Zeker als we te maken hebben met een grote schare aan eindgebruikers afkomstig uit verschillende delen van de organisatie, zal er een hoop overleg nodig zijn om deze heilige graal te vinden. En zoals een goede heilige graal betaamd, blijft hij waarschijnlijk onvindbaar.

Laten we het probleem eens illustreren aan de hand van een voorbeeld waarin het begrip Medewerker een rol speelt.

Een universiteit heeft een financiële afdeling. Op deze afdeling heerst de overtuiging dat iedereen die op de loonlijst staat, een Medewerker is. Mensen die niet op de loonlijst staan, zijn geen Medewerker.

Faculteit A ziet dit anders. Zij beschouwt alle niet-studenten die daadwerkelijk werk verrichten voor de faculteit als Medewerkers. Immers, deze mensen schrijven uren, worden ingepland en leggen beslag op bepaalde ruimtes en hulpmiddelen. Zo komt het voor dat onderzoekers afkomstig van andere onderzoeksinstituten werkzaam zijn binnen de faculteit.   Verder zijn er soms gastdocenten die een college verzorgen. Deze mensen staan niet op de loonlijst maar verrichten wel degelijk werkzaamheden.

Faculteit B hanteert een iets andere definitie. Zij beschouwd in aanvulling op de definitie van Faculteit A ook studenten met een student-assistentschap als Medewerker.

We hebben hier drie verschillende definities van het begrip Medewerker binnen een organisatie. Net als in mijn vorige blogpost rijst ook hier weer de vraag: Wat is waar?

Het antwoord is simpel: Alle drie zijn natuurlijk waar. Het hangt er maar vanaf welk gezichtspunt je kiest. Als je wilt uitrekenen wat de student/docent ratio is op een bepaald moment, moet je eerst weten welke vraag je hiermee wilt beantwoorden. Wil je de gemiddelde loonkosten in beeld brengen die gemoeid zijn met het opleiden van een student, dan kun je uit de voeten met de definitie van het begrip Medewerker van de financiële afdeling. Ben je geïnteresseerd in het gemiddeld aantal uren inspanning dat het opleiden van een student kost, dan is de definitie van faculteit A of B wellicht nuttiger.

De faculteiten zullen mogelijk niet snel bereid zijn de definitie van het begrip Medewerker over te nemen van de financiële afdeling en vice versa. Alle drie de definities hebben echter bestaansrecht. Immers zowel de werkprocessen op de financiële afdeling als de werkprocessen op de faculteiten functioneren (hopelijk) naar behoren. Je zou kunnen zeggen dat ieder organisatieonderdeel/bedrijfsproces in principe zijn eigen definitie kan hebben van een bepaald begrip en een BI omgeving moet al deze definities faciliteren. Dit hoeft helemaal geen probleem te zijn zolang het voor de eindgebruiker van managementinformatie maar steeds duidelijk is welke definitie gehanteerd wordt.

Een bijzonder geval vormt die managementinformatie die organisatiebreed en dus afdeling overstijgend is. Dit is typisch het gezichtspunt van het hoger management. Om er hier zeker van te zijn dat we geen appels met peren gaan vergelijken is afstemming nodig met de verschillende organisatieonderdelen waarover we management informatie willen produceren.

Stel, voortbouwend op het bovengenoemde voorbeeld, dat het College van Bestuur van iedere faculteit een beeld wil hebben van de gemiddelde kosten die worden gespendeerd aan het opleiden van een student per collegejaar. Hiervoor moeten onder anderen de volgende vragen beantwoorden:

  1. In hoeverre kunnen gewerkte uren van Medewerkers worden toegeschreven aan een bepaalde faculteit? Er zijn namelijk Medewerkers met meerdere deeltijdaanstellingen.
  2. Welke kosten kunnen gekoppeld worden aan gewerkte uren van Medewerkers? Denk aan loonkosten en allerhande geldstromen.
  3. Voor welk deel moeten we kosten voor het opleiden van een student toeschrijven aan een bepaalde faculteit? Denk hier aan studenten die cursussen volgen bij verschillende faculteiten.

Op zich zijn dit stuk voor stuk lastige vragen die ik hier niet ga proberen te beantwoorden. Waar het om gaat is de definitie van het begrip Medewerker in dit verband.  Het is duidelijk dat we met de definitie van het begrip Medewerker van de financiële afdeling hier niet uit de voeten kunnen. We kiezen hier de definitie van Faculteit B (dus ook student-assistenten worden als Medewerker beschouwd).

Vervolgens is het zaak dat dit wordt afgestemd met alle faculteiten. De faculteiten hoeven de definitie van de begrippen die het College van Bestuur hanteert in principe niet over te nemen. Het gaat er hier alleen om dat we voor alle faculteiten inzicht krijgen in de ons ter beschikking staande brondata met betrekking tot Medewerkers. Hiervoor is input van de faculteiten nodig. Het zo verworven inzicht stelt ons technisch in staat om hieruit de management informatie zodanig te construeren dat deze voldoet aan de definities die het College van Bestuur hanteert. De faculteiten kunnen met de brondata op hun managementniveau nog altijd hun eigen ding mee doen, natuurlijk wel met het besef dat er op een hoger gelegen niveau op een (iets) andere manier naar gekeken wordt.

Ik realiseer mij dat deze zienswijze niet door iedereen wordt aangehangen. In mijn optiek moet een BI omgeving gewoon aansluiten bij de bestaande werkprocessen. De BI omgeving moet nooit dicteren hoe de betrokken organisatieonderdelen moeten werken of communiceren. Er moet ruimte zijn voor verschillende zienswijzen. Hooguit kan de BI omgeving doordat zij inzicht geeft in de verschillen in interpretatie van bepaalde begrippen de aanzet zijn voor een “verbeterproces” om de definitie van begrippen meer op een lijn te krijgen door de organisatie heen.

Ik ben dan ook een tegenstander van het nastreven van een organisatiebrede “single version of the truth” want: “The truth is in the eye of the beholder.”