Ik ben Richard Steijn en datawarehousing/BI specialist. Bij vele organisaties in diverse branches heb ik een kijkje in de keuken mogen nemen. Verscheidene technologieën hebben mijn pad gekruist. Data en alle vraagstukken daaromheen vormen een rode draad in mijn werkzame leven. In deze blog schrijf ik over de dingen die mij zoal bezighouden.
In de praktijk worden veel BI oplossingen vaak gebouwd n.a.v. een concrete vraag waarop het liefst snel een antwoord moet komen. In interactie met de toekomstige gebruikers komt het rapport dan tot stand. Tijdens het bouwen worden ad hoc de problemen opgelost die zich aandienen, bijvoorbeeld op het vlak van datakwaliteit. In het beste geval documenteert de BI specialist het hoe en het waarom van de ad hoc oplossingen. Vaak gebeurt dit ook niet.
Als een oplossing in nauwe samenwerking tussen de gebruiker en ontwikkelaar tot stand komt, is de kans groot dat het eindresultaat voldoet in de behoefte van de gebruiker en heeft deze vertrouwen in de stuurinformatie die het oplevert.
De tijd schrijdt echter voort en mensen veranderen van functie binnen de organisatie of verlaten de organisatie voor een andere baan. Gevolg is dan dat de BI oplossing nieuwe gebruikers krijgt. Deze gebruikers hebben geen kennis over het ontstaan van het rapport en de keuzes die er gemaakt zijn. Als de BI oplossing dan niet of niet voldoende gedocumenteerd is, is de kans groot dat men de betekenis ervan niet meer goed kan duiden. Er komt dan een moment waarop men zich zal afvragen: welke conclusies kan ik wel, en welke kan ik niet uit het rapport trekken? Wanneer dit soort twijfel ontstaat bij de gebruiker, loopt het leven van het BI oplossing op zijn einde. Het kan dan in onbruik raken of, erger nog: het wordt wel gebruikt maar fout geïnterpreteerd, zodat de verkeerde beslissingen worden genomen.
Het is dus van “levensbelang” voor een BI oplossing dat kennis over de herkomst van de cijfers behalve in de hoofden van zij de betrokken zijn bij de totstandkoming ervan goed geborgd wordt.
Te denken valt aan het vastleggen van de volgende punten:
Ter afsluiting nog een tip: Documentatie is niemands hobby. Zeker als het achteraf nog moet gebeuren, is de verleiding groot om dit tot een minimum te beperken. Bedenk dat bepaalde schrijfactiviteiten al tijdens het ontwikkeltraject gestart kunnen worden. Bijvoorbeeld het beschrijven van de aanleiding en de concepten. Dit kan ook zeer verhelderend werken in de communicatie met de toekomstige gebruiker…