Over mij

Ik ben Richard Steijn en datawarehousing/BI specialist. Bij vele organisaties in diverse branches heb ik een kijkje in de keuken mogen nemen. Verscheidene technologieën hebben mijn pad gekruist. Data en alle vraagstukken daaromheen vormen een rode draad in mijn werkzame leven. In deze blog schrijf ik over de dingen die mij zoal bezighouden.

door Richard Steijn

Archief voor 'OER'

Management informatie wat moet je ermee?

Management informatie, het woord zegt het al, wordt gebruikt om processen die werken binnen de organisatie te managen, bij te sturen. Er zijn verschillende manieren waarop dat kan.

  1. Reactief: het evalueren van reeds doorlopen processen. Op basis van kengetallen analyseren wat goed en wat er minder goed is gegaan tijdens deze processen. Als de vinger op de zere plek is gelegd, kan vervolgens actie worden ondernomen om het de volgende keer beter te doen.
  2. Proactief: met behulp van stuurgetallen monitoren van lopende processen en deze vervolgens meteen bijsturen. Deze manier is gericht op het voorkomen van problemen of het bereiken van nóg betere resultaten.

In deze blogpost wil ik dieper ingaan op de laatstgenoemde vorm.

Bij het proactief sturen kan een manager ervoor kiezen om ongewenst gedrag te berispen en/of gewenst gedrag juist te belonen. Tijdens een opdracht bij een hoger onderwijs instelling, kwam ik hiervan een toepasselijk voorbeeld tegen. Een van de aandachtspunten binnen deze instelling is dat studenten soms te lang moeten wachten op hun cijfer na het maken van een tentamen. In de Onderwijs en Examenregeling (OER) is vastgesteld wat de maximale nakijktermijn is. Omdat de OER ten allen tijde na moet worden geleefd, maar dit dus niet altijd gebeurt, heeft men op een gegeven moment besloten tot het monitoren van de nakijktermijnen. Een tentamenresultaat is voor een student zichtbaar op het moment dat het door de examinator (vaak een docent) is ingevoerd en definitief gemaakt in het studievolgsysteem. De nakijktermijn kan dus worden bepaald door het aantal dagen te berekenen dat tussen de toetsdatum en de invoerdatum van het definitieve cijfer ligt. Per tentamen kan dan de gemiddelde nakijktermijn worden berekend. De onderwijsmanager, die binnen een opleiding de leidinggevende is van de examinatoren, kan deze informatie vervolgens gebruiken om in de periode na de tentamendatum te monitoren van welk deel van de afgenomen tentamens er daadwerkelijk een resultaat is ingevoerd in het volgsysteem.

Binnen grote onderwijsinstellingen wordt lang niet alles centraal geregeld. Zo was het ook met deze kwestie. Bij een faculteit zorgde  alleen al de gedachte aan het feit dat resultaten invoergedrag nauwkeurig in de gaten werd gehouden al voor zoveel weerstand onder de medewerkers dat dit nooit echt van de grond gekomen is. Een ‘big brother’ die te trage invoer van resultaten zou afstraffen was geen aanlokkelijke gedachte.

Daar tegenover stond een andere faculteit waar men ondanks de initiële bedenkingen toch is overgegaan tot het monitoren van de nakijktermijnen. Wekelijks kreeg iedere opleidingsmanager daar een vers overzicht met nakijktermijnen van recent afgenomen tentamens, waarmee hij aan de slag ging. Na een jaar bleek deze aanpak zeer succesvol te zijn geweest. Het percentage van tijdig nagekeken tentamens, was met tientallen procenten gestegen. Dit is een formidabel resultaat en tevens het bewijs dat het verzamelen en gebruiken van management informatie meerwaarde oplevert. Dat het in deze faculteit wel goed is uitgepakt is waarschijnlijk het gevolg geweest van de manier waarop er gestuurd is door de opleidingsmanagers. Men heeft er bewust voor gekozen examinatoren, die volgens de stuurgetallen, op schema liggen met de resultateninvoer te complimenteren. Examinatoren die achterliepen met de resultateninvoer werden daarentegen niet verwijtend benaderd maar ruim voordat de uiterste nakijkdatum bereikt was, gevraagd of het allemaal lukt en of ze wellicht hulp nodig hebben bij het nakijkwerk. Kennelijk is het aanbieden van ondersteuning in sommige gevallen een stimulans om tempo te maken. In bepaalde gevallen is dit ook een mooi moment om erachter te komen dat het werk niet af komt zoals gepland en er dus extra nakijkcapaciteit moet worden ingeschakeld.  Het netto resultaat is een kwaliteitsverbetering van het nakijkproces enkel door positieve bekrachtiging en ondersteuning bieden waar dat nodig is.

Kortom: managementinformatie geeft een zekere grip op wat er speelt in een organisatie maar managers moeten heel bewust kiezen hoe hiermee om te gaan. Sturen door overtreders op de vingers te tikken kan in bepaalde situaties best werken maar soms zal dit ook de nodige weerstand oproepen en zelfs verlammend werken.  Sturen door tijdige positieve bekrachtiging is het alternatief. Ook dit zal soms wel en soms niet werken. Het is het vak van de manager om te bepalen wat de juiste keuze is.

 

Diplomering in het hoger onderwijs volgens Lean

Onlangs woonde ik een bespreking bij waarin gebrainstormd werd over het toepassen van Lean principes op verschillende processen in het hoger onderwijs. Ook het proces rondom (terechte of onterechte) diplomering, dat momenteel erg in de belangstelling staat, kwam ter sprake. Nu zijn managementtechnieken op zich niet helemaal mijn stiel maar de managementinformatie die er onvermijdelijk bij komt kijken is dat wel. Daarom heb ik besloten hier toch maar eens een schrijfsel aan te wagen. De nadruk ligt hier met name op kengetallen die een rol spelen terwijl het o zo belangrijke managen van werkprocessen schandelijk onderbelicht blijft.

Laten we beginnen met het kernachtig beschrijven van de hoofdgedachte achter Lean: Het continue verbeteren van het werkproces zodanig dat er in de loop der tijd steeds meer waarde richting de klant gaat met steeds minder middelen. Om deze almaar groeiende waarde richting de klant te realiseren geeft het management de gehele organisatie een zogenaamde Challenge. Het is dan de bedoeling dat de medewerkers van de organisatie met vereende krachten deze uitdaging aangaan. Op de achtergrond geeft het management hier sturing aan. Binnen dit kader is veel ruimte voor eigen initiatief van de medewerkers. De intrinsieke motivatie van de medewerkers en het zelforganiserend vermogen van de organisatie wordt op deze manier gestimuleerd. Verder is Lean management doel gestuurd in tegenstelling tot probleem gestuurd. Dit wil zeggen dat men zich niet dient te richten op het oplossen van problemen die bestaan in de huidige situatie maar dat de focus moet liggen op het bereiken van de Challenge.

Als we dit alles vertalen op het proces “hoger onderwijs” moeten we ons eerst afvragen: Wie is hier de klant? Is dit de individuele student? Of het bedrijfsleven? Of is het de samenleving? En wat is het product (waarde richting de klant)? Cursussen? Gediplomeerde studenten? Verschillende zienswijzen zijn mogelijk maar laten we voor nu even aannemen dat de klant van het hoger onderwijs de Nederlandse samenleving is. Deze wil (en betaalt ervoor) dat het hoger onderwijs zoveel mogelijk gediplomeerde studenten aflevert.

Afgaand op de nieuwsberichten is men bij sommige opleidingen wat doorgeschoten in het streven naar het afleveren van zoveel mogelijk gediplomeerde studenten. Dit is op zich wel een begrijpelijke ontwikkeling, omdat de onderwijsinstellingen voor iedere afgestudeerde student geld ontvangen. Kennelijk is er bij de betreffende opleidingen vooral gestuurd op het kengetal “Aantal gediplomeerde studenten”. De onderwijsinspectie concludeerde echter dat er in bepaalde gevallen toch iets te gemakkelijk een diploma is uitgereikt. Het niveau van de betreffende afgestudeerden bleek te laag. Ondanks de financiële prikkels die de overheid zelf in deze richting geeft, is het kengetal “Aantal gediplomeerde studenten” toch niet het juiste gebleken om op te sturen. Als we hier de Lean filosofie op los laten, zou het volgende een mooie Challenge zijn voor een onderwijsorganisatie:

Lever de komende vier jaren 10% meer goed opgeleide afgestudeerden af dan de afgelopen vier jaren voor dezelfde kosten.

Merk op dat in deze Challenge er zowel kwantitatieve als kwalitatieve eisen worden gesteld. Merk ook op dat het maximeren van de inkomende geldstroom geen rol speelt in deze Challenge. Merk tenslotte op dat in de Challenge, geheel in lijn met de Lean gedachte, niet gesproken wordt over het oplossen van de problemen die spelen in huidige situatie.

Stel je streeft deze uitdaging na als onderwijsorganisatie, wat is dan een nuttig kengetal dat je kunt gebruiken om te bepalen of je nog op koers ligt? Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden wil ik eerst nog wat dieper ingaan op de redenen waarom de onderwijsinspectie bepaalde opleidingen precies afgekeurd heeft. Dit komt met name omdat de betreffende opleidingen de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) niet goed hebben nageleefd. In de WHW staat o.a. dat iedere opleiding een Onderwijs en Examenregeling (OER) moet hebben en wat hier minimaal in moet staan. In een OER moeten zaken beschreven zijn zoals de doelstelling van de opleiding, welke tentamens er zijn, in welke volgorde ze moeten worden afgelegd, te behalen studiepunten, de regels voor vrijstellingen, de nakijktermijn van tentamens, de geldigheidsduur van behaalde tentamencijfers, de rol de examinator en de examencommissie etc. Kortom: De OER beschrijft alle spelregels waaraan zowel de student als de onderwijsinstelling zich moeten houden voor de aaneengesloten periode die een student verbonden is aan de opleiding. Het is een belangrijk document waaraan de student rechten kan ontlenen.

De door de inspectie afgekeurde opleidingen hielden zich niet in alle gevallen aan hun eigen OER. Zo viel het in bepaalde gevallen op dat een student binnen een bepaald tijdsbestek ineens ongeloofwaardig veel studiepunten heeft ontvangen. Dit wijst erop dat er iets niet in de haak was met de wijze waarop en het tempo waarin tentamens beoordeeld worden. Ook kwam het voor dat studenten die hun studie hadden onderbroken om in het bedrijfsleven te gaan werken en na een tijd de studie weer wilden hervatten, vrijstellingen kregen op basis van opgedane praktijkervaring zonder dat onderbouwd was waarom deze vrijstellingen gerechtvaardigd waren. Ook kwam het voor dat eindresultaten waren goedgekeurd door andere dan de hiervoor aangewezen personen. Met behulp van de OER is na te gaan wat hier fout is gegaan.

Het hebben van een goede OER en het hiernaar handelen is dus grote mate bepalend voor wat de inspectie ziet als de kwaliteit van de opleiding. Terugkomend op de vraag, wat een nuttig kengetal is om te bepalen of je als onderwijsorganisatie nog op koers ligt om de eerder genoemde Challenge te behalen, kom ik op de volgende:

Het gemiddelde (bijvoorbeeld per cohort) van de minimaal benodigde tijd die studenten nodig hebben om de beoogde eindkwalificatie te halen conform de OER.

Hoe lager er gescoord wordt op dit kengetal hoe beter. Bovenstaande definitie zegt iets over zowel kwantiteit (gemiddelde benodigde tijd) als kwaliteit (conform de OER). Er komt wel heel wat bij kijken om een dergelijk kengetal ook daadwerkelijk en op regelmatige basis te kunnen uitrekenen. Mijns inziens is hier het gebruik van een geautomatiseerd systeem ter ondersteuning van workflow van de processen zoals beschreven in de OER onontbeerlijk. Zo’n OER ondersteunend systeem (OEROS) kan naast ondersteunend ook in zekere mate sturend worden gebruikt. Hieronder een simpel voorbeeld:

Een opleiding heeft als regel dat een tentamencijfer pas geldig is als deze in het OEROS als zodanig is geregistreerd. In het OEROS kan alleen een gebruiker die als lid van de examencommissie geregistreerd staat het cijfer de status geldig geven. Het cijfer kan alleen worden ingevuld door de in het systeem bekende (eerste, tweede, derde, …) beoordelaar van het betreffende vak. Een diploma kan pas worden uitgeprint als voor alle vakken die volgens de OER gevolgd moeten zijn een geldig eindcijfer is geregistreerd.

Een OEROS brengt het geautomatiseerd berekenen van ons kengetal binnen handbereik en dat is waar we naar toe willen. Met een systeem alleen komen we er natuurlijk niet. Het kan alleen werken als er ook een gezonde invuldiscipline is. De al eerder genoemde intrinsieke motivatie van de medewerkers is hier van wezenlijk belang voor het punctueel en eerlijk bij houden van het studentdossier.

Ik besef ook dat het volledig operationaliseren van het kengetal niet eenvoudig zal zijn. Het is bijvoorbeeld al lastig om in sommige gevallen te bepalen bij welk cohort iemand hoort. Dit speelt bijvoorbeeld bij studenten die halverwege de studie een uitstapje naar het bedrijfsleven hebben gemaakt en enkele jaren later de studie weer voortzetten. Extra lastig wordt het als je beseft dat veel opleidingen geregeld aanpassingen aanbrengen in de OER. Soms geldt een OER slechts een jaar, soms voor een cohort. Het is dus vaak lastig om te bepalen welke OER er op een bepaald moment geldt voor een student. Dit is een complex probleem dat eerst moet worden opgelost wil de door mij voorgestelde benadering gaan werken. Lees ook dit stuk eens voor een goede beschouwing over dit onderwerp.

Een ander punt is dat het door mij voorgestelde kengetal suggereert dat een opleiding kwalitatief goed is als maar netjes alle formele regels gevolgd worden. Het volgens de regels handelen (procedurele kwaliteit) is natuurlijk maar de helft van het verhaal. Naast procedurele kwaliteit is er ook nog zoiets als inhoudelijke kwaliteit. Ook hiervoor kan een kengetal gedefinieerd worden volgens de Lean gedachte. Iemand een suggestie?