U denkt misschien: Waarschuwt hij nou voor datamigraties? Nou nee, dat is niet de bedoeling. Ik wou de lezer er slechts op wijzen dat, wanneer een systeemmigratie, met bijbehorende data, op stapel staat, dit een goed moment is om starten met het leggen van een stevige basis voor toekomstig databeheer. Aangezien iedere organisatie hier vroeg of laat wel mee te maken krijgt, bijvoorbeeld vanwege de gang naar de cloud, leek het mij goed om eens wat zaken op op een rijtje te zetten.
Want waarom zou u simpelweg bestaande data overzetten, inclusief fouten, inconsistenties en verouderde structuren? Een datamigratie biedt het momentum om de datafundamenten van uw organisatie nog eens kritisch na te lopen en te verbeteren. Alle data uit het oude systeem moet immers toch onder de loep worden genomen.
Enterprise Data Model
Maak bijvoorbeeld, om te beginnen eens een start met Enterprise Data Model (EDM). Een EDM helpt u in een (of twee) oogopslag(en) inzicht te krijgen over welke entiteiten (klanten, producten, facturen, medewerkers, …) er informatie in omloop is binnen uw organisatie. Bovendien zijn hier de definities van alle entiteiten en hun attributen vastgelegd. Gebruik hier wel een degelijk CASE-tool voor zoals Powerdesigner of DataArchitect zodat u wordt geholpen met het bewaken van de integriteit van het datamodel. Bovendien heeft u dan een mooie basis van waaruit allerhande code generereerd kan worden ten behoeve van het creeeren van tabellen, ETL scripts en (delen van) applicaties die iets doen met de data die in het EDM is gemodelleerd.
Een goed bijgehouden en compleet EDM betaalt zichzelf op termijn terug, omdat het veel dingen makkelijker maakt. Zo laat het duidelijk zien welke gegevens (entiteiten) in welke systemen worden gebruikt en hoe ze herkend kunnen worden (de zogenaamde business keys). Dit helpt bij het samenvoegen van data, bijvoorbeeld in een datawarehouse. Bijvoorbeeld: Stel, we hebben een Klant als entiteit die in zowel een CRM-systeem als een factureringssysteem voorkomt onder de naam Customer. In het CRM systeem wordt het veld Customernumber gebruikt als unieke identificator van een Klant. In het factureringssysteem wordt o.a. het veld CustomerId hiervoor gebruikt. In het EDM is vastgelegd dat de velden Customernumber in het CRM-systeem en CustomerId in het factureersysteem mappen met het het attribuut Klantnummer van entiteit Klant, dat is aangemerkt als business key. Hieruit volgt dat de velden CustomerId en CustomerNumber gebruikt kunnen worden om klantinfo uit beide bronsystemen te koppelen.
Bij organisaties die kampen met zogenaamde datasilo’s kan een EDM helpen de overlap en verschillen tussen deze datasilo’s zowel qua structuur als definities in beeld te brengen hetgeen communicatie tussen de gebruikers van de silo’s vereenvoudigd.
Master Data Management
In samenhang met bovenstaande is dit ook een mooie aanleiding om Master Data Management (MDM) op te zetten. Dit komt erop neer dat er een centrale plek wordt gecreëerd waar alle kerngegevens (klanten, producten, leveranciers, medewerkers, …) beheerd worden. Informatie die dus in MDM beheerd worden, worden alleen gewijzigd in het MDM systeem en nergens anders. De overige informatiesystemen in de organisatie verwijzen er slechts naar. Hiermee wordt voorkomen dat er binnen de organisatie inconsistente kerngegevens rondgaan.
Grote schoonmaak
Verder zou ik de over te zetten data onderwerpen aan een kwalitteitsonderzoek. Identificeer dubbelingen en tegenstrijdigheden in de data. Spoor foutieve data op. Standaardiseer naamgevingen, formaten en structuren. Zorg voor eenduidige datadefinities en coderingen en breng ze zonodig onder in het EDM en MDM. Corrigeer datakwaliteitsissues zoveel mogelijk alvorens de data door te zetten naar zijn nieuwe habitat.
Data Governance
En nu u toch bezig bent met uw datalandschap: Spreek meteen even af wie welke afdeling in de organisatie eindverantwoordelijk is voor welke data. Definieer en implementeer datakwaliteitsregelsen zorg voor duidelijke richtlijnen over data-opslag, beveiliging en toegang. Oftewel: Data Governance.
Tot slot
Daarom zeg ik: Bezint eer ge begint als u aan een datamigratie begint en neem uw kans waar om uw databeheer en datakwaliteit in de toekomst op een hoger niveau te brengen.
Geef een reactie