Dit is het vervolg op mijn vorige artikel Datakwaliteit en Managementinformatie: De Noodzaak van een Gouden Standaard. Daarin kwam het begrip “single version of the truth” (SVOT) aan bod, waarbij het vooral ging over het kiezen van betrouwbare databronnen en datakwaliteit in de context van een datawarehouseomgeving. In dit artikel ga ik dieper in op de vervolgstap: het produceren van managementinformatie (dashboards, rapportages, KPI’s, …) in een business intelligence (BI) omgeving, ervan uitgaand dat we alle benodigde broninformatie al hebben verzameld en geïntegreerd in een datawarehouse.
Ook in de BI-context wordt er vaak gesproken over SVOT. Alleen draait het in dit geval om de zoektocht naar een organisatiebrede consensus over de precieze definitie van kengetallen, categorieën en entiteiten binnen de managementinformatie.
Het bereiken van zo’n consensus is makkelijker gezegd dan gedaan. Zeker als we te maken hebben met veel verschillende gebruikersgroepen, zal er veel overleg nodig zijn om deze heilige graal te vinden. En zoals het een echte heilige graal betaamt, blijft hij waarschijnlijk onvindbaar.
Laten we het probleem eens illustreren aan de hand van een voorbeeld waarin het begrip Medewerker een rol speelt.
Een bedrijf heeft een financiële afdeling. Op deze afdeling geldt de overtuiging dat iedereen die op de loonlijst staat, een Medewerker is. Mensen die niet op de loonlijst staan, worden niet als Medewerker beschouwd.
De afdeling Operations ziet dit anders. Zij beschouwt iedereen die daadwerkelijk werkzaamheden verricht voor het bedrijf als Medewerker, ongeacht of diegene op de loonlijst staat. Denk bijvoorbeeld aan ingehuurde consultants, freelancers of externe specialisten die tijdelijk betrokken zijn bij projecten. Deze mensen registreren uren, maken gebruik van bedrijfsmiddelen en hebben toegang tot interne systemen.
De IT-afdeling hanteert op haar beurt weer een iets andere definitie. In aanvulling op de definitie van Operations beschouwen zij ook stagiairs en werkstudenten als Medewerkers, omdat zij toegang nodig hebben tot bedrijfsapplicaties en systemen.
Hier zien we drie verschillende definities van het begrip Medewerker binnen dezelfde organisatie. Net als in mijn vorige artikel rijst ook hier weer de vraag: Wat is waar?
Het antwoord is simpel: alle drie zijn natuurlijk waar. Het hangt er maar vanaf vanuit welk perspectief je kijkt. Wil je bijvoorbeeld de gemiddelde loonkosten per werknemer berekenen, dan is de definitie van de financiële afdeling bruikbaar. Wil je echter inzicht in de totale werkdruk binnen het bedrijf, dan zijn de definities van Operations en IT relevanter.
Elke afdeling heeft waarschijnlijk zijn eigen definitie en zal die niet zomaar veranderen – en dat hoeft ook niet. Binnen hun eigen werkgebied zijn deze definities nuttig en dus prima te verdedigen. Maar als je managementinformatie wilt maken die voor de hele organisatie geldt, kunnen de definities op dat niveau anders zijn dan die van de afzonderlijke afdelingen. Andere context andere definities. Dit betekent dat binnen een organisatie meerdere definities van hetzelfde begrip naast elkaar kunnen bestaan. Een BI-omgeving moet al deze definities kunnen faciliteren, zolang het voor de gebruikers van managementinformatie maar helder is welke definitie wordt gehanteerd.
Een BI-omgeving moet aansluiten bij de bestaande werkprocessen en mag nooit dicteren hoe de betrokken organisatieonderdelen moeten werken of communiceren. Er moet ruimte zijn voor verschillende zienswijzen die op hun eigen plek in de organisatie gewoon hout snijden.
Ik ben dan ook, voor wat betreft definities, geen voorstander van het nastreven van een organisatiebrede “single version of the truth” want: “The truth is in the eye of the beholder.”
PS
Als u zich afvraagt welk van de kunstwerken bovenaan dit artikel “De Schreeuw” van Munch is, dan is het antwoord: allemaal, behalve de vierde van links. Munch maakte meerdere versies van dit werk in verf, lithografie en pastel. En die vierde? Die heb ik zelf onherstelbaar ‘verbeterd’. 😉